税理士事務所のオンライン化ガイド｜全国展開と業務効率化を実現する方法

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働き方の多様化や顧問先のニーズ変化に伴い、税理士事務所のオンライン化が重要になっています。

本記事では、Web会議ツールなどを活用したオンライン化のメリット、導入ステップ、課題と解決策を網羅的に解説します。オンライン化を武器に、次世代の事務所経営を実現するためのヒントをご紹介します。

税理士事務所にオンライン化が求められる3つの理由

なぜ今、税理士事務所のオンライン化が重要視されているのでしょうか。その背景にある3つの理由から確認します。

1.働き方改革と人材確保

税理士業界も人材不足という課題に直面しており、特に優秀な若手スタッフの確保は重要です。オンライン化は、リモートワークという場所を選ばない働き方を可能にし、育児や介護などライフステージの変化にも柔軟に対応できる労働環境を実現します。

こうした柔軟な働き方は求職者にとって大きな魅力となり、採用競争で有利に働きます。多様な働き方を許容する環境は、働く税理士にとっても魅力的であり、優秀な人材の獲得と定着に繋がります。

関連記事：「税理士の登録区分3種類をわかりやすく解説｜特徴と働き方の違い」

2.顧問先のニーズ変化と地理的制約からの解放

「事務所へ訪問する時間がない」「急いで相談したい」といった顧問先のニーズは増えています。オンライン面談は時間や場所の制約を取り払い、顧問先が必要な時にすぐ相談できる体制を構築します。

さらに、事務所側は商圏という地理的な制約から解放されます。これまでアプローチできなかった遠方の企業や、特定の専門性を求める全国の顧問先と繋がるチャンスが生まれます。

オンライン化は、全ての業務を移行することだけを意味するわけではありません。重要なのは、対面の価値を再認識し、オンラインと組み合わせる「ハイブリッド型」のサービス提供です。

例えば、初回契約や決算報告は対面で信頼関係を築き、月次監査や日々の相談はオンラインで迅速に対応します。業務の性質や顧問先の要望に応じて対面とオンラインを使い分けることで、業務効率化と質の高いサービス提供を両立させることが、これからの標準となるでしょう。

事務所経営におけるオンライン化の5つのメリット

オンライン化は事務所経営に多くのメリットをもたらします。代表的な5つのメリットを解説します。

メリット1：移動時間とコストの削減

最も直接的なメリットは、移動時間とコストの削減です。顧問先への訪問にかかる時間や交通費が不要になれば、その時間を他の生産的な業務に充てることができます。

メリット2：商圏の全国化による新規顧客獲得

事務所の所在地に関わらず、全国の企業を顧問先候補にできます。「IT業界特化」「スタートアップ支援」といった専門性を打ち出すことで、地域を越えて専門性を求める顧問先から選ばれる可能性が広がります。

メリット3：迅速な対応による顧問先満足度の向上

顧問先からの「少し確認したい」といった要望にスピーディーに対応できます。移動が不要なためスケジュール調整が容易になり、短時間の面談も設定しやすくなります。迅速なレスポンスは、顧問先の信頼を高め、満足度向上に直結します。

メリット4：ペーパーレス化とクラウド会計導入の促進

オンラインでの面談や監査では、資料のやり取りがデジタルデータ中心になります。画面共有機能を使えば、紙資料の印刷や郵送の手間が省け、事務所のペーパーレス化が加速します。また、リアルタイムでの会計データ共有の必要性から、顧問先へのクラウド会計システムの導入提案もしやすくなります。

メリット5：顧問先にもたらす時間的・地理的制約の解消

オンライン化は顧問先にもメリットがあります。事務所へ訪問する手間が省け、本業に集中する時間を確保できます。遠隔地にいても質の高い税務サービスを受けられる安心感も得られます。双方にメリットがある「Win-Win」の関係を築けます。

オンライン面談・監査を成功させる3ステップ

オンライン面談や監査を円滑に導入するための具体的な3ステップを解説します。

【Step1】基盤整備：ツールと通信環境の選定

オンライン化の成否は、土台となる基盤整備にかかっています。

• Web会議ツール：顧問先が利用しやすいツールを選ぶことが重要です。セキュリティ機能（待機室、パスワード設定など）が充実し、録画機能や画面共有がスムーズなツールは、税理士業務に適しています。
• 通信環境：映像や音声の途切れは信頼を損なうため、安定した光回線の導入は必須です。
• 機材：よりクリアな音声と映像のため、外付けのWebカメラやマイク付きヘッドセットの導入を推奨します。相手に与える印象が向上します。

設備投資には初期費用がかかりますが、事務所の未来への投資と捉えることが大切です。設備投資のための融資を検討するのも一つの方法です。

関連記事：「開業税理士が融資を受ける際の融資元の選択肢とは」

【Step2】既存業務の移行：顧問先への丁寧な導入計画

新しいやり方を導入する際は、既存の顧問先への丁寧な説明が必要です。一方的に変更を伝えるのではなく、顧問先にもメリットがあることを伝え、協力を仰ぐ姿勢が重要です。

移行案内のポイント：

オンライン化による顧問側のメリット（移動時間削減、相談のしやすさ）を明確に伝える。

• 希望に応じて対面も継続するなど、柔軟な選択肢を用意する。
• ITツールに不慣れな顧問先には、使い方をまとめたマニュアルを提供する。
• 初回のオンライン面談では、接続テストの時間を設けるなど丁寧にフォローする。

顧問先一社一社の状況に合わせて段階的に進めることが、円滑な移行の鍵です。

【Step3】新規獲得の仕組み化：オンライン商談の準備と進行

オンラインでの新規顧問先の獲得は、対面とは異なるスキルが求められます。画面越しでは細かなニュアンスが伝わりにくいため、より一層の事前準備が必要です。

オンライン商談のポイント：

• 事前準備：商談のアジェンダを事前に送付し、当日の流れを共有します。事務所の強みがわかる資料を準備し、画面共有でスムーズに提示できるようにします。
• 進行術：冒頭でアイスブレイクの時間を設け、和やかな雰囲気を作ります。相手の表情をよく見て、意識的に相槌を打ち、対話を心掛けます。カメラのレンズを見て話すと、相手と目が合っている印象を与えられます。
• クロージング：商談の最後に、次のアクション（見積書提出など）を明確に提示し、双方の合意を形成します。

対面での商談経験を活かしつつ、オンライン特有のポイントを押さえることで、成約率を高めましょう。

オンライン化で直面する4つの課題と解決策

新しい取り組みには課題がつきものです。オンライン化で直面しがちな3つの課題と、その解決策を解説します。

課題1：顧問先がITに不慣れ

パソコン操作が苦手な顧問先には、無理強いせず、事務所側が徹底的にサポートする姿勢を見せることが大切です。

具体的なサポート例：

• 図解入りの分かりやすいマニュアルを作成し、事前に送付する。
• 電話で操作方法を案内しながら、一緒に初回接続を試みる。
• 初回は接続サポートの時間を通常より長く確保する。

一度でも成功体験を共有できれば、その後の抵抗感は和らぎます。長期的な関係構築のための投資と捉え、丁寧に対応しましょう。

課題2：セキュリティへの不安

機密情報をオンラインでやり取りすることに不安を感じる顧問先もいます。事務所が講じている具体的なセキュリティ対策を明確に説明することが不可欠です。

説明のポイント：

• Web会議ツールにパスワードや待機室機能を設定し、部外者のアクセスを防いでいること。
• データのやり取りには、暗号化された安全なファイル共有サービスを利用していること。
• 事務所内の情報管理規程や、スタッフへのセキュリティ教育について言及すること。

具体的な対策を説明することが、顧問先の安心に繋がります。

課題3：信頼関係構築への懸念

「画面越しでは信頼関係を築けないのでは」という懸念は、税理士と顧問先の双方に存在する可能性があります。この課題を乗り越えるには、対面以上に丁寧なコミュニケーションが必要です。税理士の独占業務は、深い信頼関係があってこそ成り立つものであり、オンラインでもその質を担保する工夫が求められます。

信頼関係を築く工夫

• 非言語コミュニケーション： 意識的な相槌や頷き、笑顔を心掛ける。カメラを見て話し、視線を合わせる。
• こまめなフォロー： チャットツールなどを活用し、日頃から気軽にコミュニケーションを取れる体制を作る。
• 対面の活用： 定期的に対面の機会も設けるハイブリッド型を提案し、「いつでも会える」という安心感を提供する。

オンラインでのコミュニケーションは「量」と「質」の両面で、対面を超える努力を意識することが信頼構築の鍵となります。

課題4：円滑なリモートワークの実現

オンライン化によりリモートワークを導入すれば、幅広い人材の活用が期待できます。一方、課題となるのは、守秘義務違反や非税理士行為の防止です（※1）。

税理士には従業員に対する監督義務（※2）があるため、在宅勤務を円滑に導入するには、サイバーセキュリティと合わせてこれらの防止策が必要となります。

具体的な対策：

•  内部管理体制の構築：守秘義務違反などを含む研修を実施するとともに、日報やシステムへの利用履歴などで、その日の業務やアクセスした情報を確認できる体制をつくる。
• セキュリティ対策：事務所内でセキュリティ関連の研修を実施する。在宅勤務では、利用可能なハードやソフト、クラウドサービス等を定め、事務所で未許可のものは使わせない。
• リスク管理：サイバー攻撃などの賠償リスクに備え、税理士職業賠償責任保険の特約加入も検討する。

関連記事：「税理士職業賠償責任保険とは？補償されるケースや保険料を解説 」

（※1）税理士法第五十二条、第五十四条（税理士法 | e-Gov 法令検索）
https://laws.e-gov.go.jp/law/326AC1000000237#Mp-Ch_7-At_52

（※2）税理士法第四十一条の二（税理士法 | e-Gov 法令検索）
https://laws.e-gov.go.jp/law/326AC1000000237#Mp-Ch_4-At_41_2

オンライン化を経営戦略と捉え、選ばれ続ける事務所へ

税理士事務所のオンライン化は、単なる業務効率化ツールではありません。優秀な人材を確保し、商圏を全国に広げ、顧問先と新しい関係性を築くための重要な「経営戦略」です。変化を恐れず、できるところから一歩を踏み出すことが、これからの時代に選ばれ続ける事務所への第一歩となります。本記事を参考に、自事務所の未来を切り拓くオンライン化に、ぜひ取り組んでいきましょう。

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（この記事は、生成AIによって作成された原稿を基に、編集者が内容の正確性・構成を精査し、最終的な調整を行っています。）