手書きの現金出納帳をfreee会計へ効率的に取り込む！「データ化サービス」活用ガイド

顧問先から「手書きの現金出納帳」や「紙の帳簿」をお預かりした際、どのように仕訳登録を進めていますか？

実は、手書きの出納帳は「明細としてインポートする」ことで、記帳作業を劇的に効率化できます！

本記事では、手書きの現金出納帳を効率よく仕訳登録するためのメリットや、アドバイザー制度加入者限定の「通帳・領収書データ化サービス」の活用テクニック、よくある躓きポイントを分かりやすく解説します。

1. 手書きの出納帳は「明細としてインポート」がおすすめ！2つの大きなメリット

紙や手書きの現金出納帳をfreee会計に記帳する際は、直接仕訳として登録をするのではなく、一度「明細としてインポート」してから仕訳化するのがおすすめです。明細として取り込むことで、以下の大きなメリットが得られます。

メリット①：「自動登録ルール」が使える
明細として取り込むことで、銀行口座やクレジットカード明細と同様に「自動で経理」が利用可能になります。自動登録ルールを設定すれば、勘定科目やタグ付けの自動化が進み、入力スピードが格段にアップします。
メリット②：取引を削除しても明細の履歴が残る（修正しやすい）
直接取引登録した場合、間違えて削除するとデータが消えてしまいますが、明細から登録した場合は、取引を削除しても「未処理の明細」として履歴が残ります。そのため、万が一の修正ややり直しが非常に簡単に行えます。

手書きや紙の出納帳を明細データ化するには、大きく分けて以下の2つのアプローチがあります。

アドバイザー制度にご加入いただいている場合、紙の帳簿や通帳をスキャンまたは撮影するだけでデータ化できる専用サービスをご利用いただけます。サービスには以下の2種類があります。

A. AIによるデータ化

B. 入力スタッフによるデータ化

紙の出納帳を目視しながら、Excelなどの表計算ソフトを使ってfreee会計のインポート形式（CSVファイル等）に合うように手動でデータ化する方法です。件数が少ない場合や、データ化サービスを利用しない環境での基本手法となります。

無料＆即日で便利な「AIによるデータ化」ですが、インポート後の手戻りを防ぐために以下のテクニックと注意点を必ず押さえておきましょう！

ポイント①：インポート前に「日付・金額・残高・内容」を必ずチェック！
- AIによる読み取りは自動判定のため、目視確認が必須です。インポート後にfreee会計上で明細を個別に修正することはできないため、必ずインポート前の画面でデータに間違いがないか確認してから取り込みましょう。

ポイント②：効率的に確認するなら「各ページの一番上・一番下の残高」を先に見る！
- AIデータ化での「残高」は、アップロードした出納帳の一番上の行の残高をAIで読み取り、その次の行以降の入出金金額を加算・減算して残りの残高を計算する仕組みになっています。
- そのため、1行ずつ確認するのではなく、まずは「アップロードした各ページの一番上と一番下の残高」を先にチェックしてください！ここが一致していれば途中の入出金金額も合っている可能性が高いため、確認作業を効率化できます。

ポイント③：修正事項が多い場合は「Excelで加工」するのがラク！
- 読み取り結果に修正したい箇所が多い場合、画面上で1件ずつ直すよりも、一度CSV形式でエクスポートしてExcelなどの表計算ソフトで加工してからインポートする方が効率的です。
- ※【重要】Excel加工後のデータを直接インポートする場合、二重インポートを防ぐために、データ化依頼ページのステータスを手動で「取込済」に変更しておきましょう。