自動登録は怖くない！初めての「自動で経理」を安全に使いこなすステップアップガイド

「freeeの自動登録ルール、勝手に仕訳が作られて後から修正が大変になりそう……」と不安に感じていませんか？

freee会計で業務効率化を最大化する鍵は「自動登録ルール」ですが、ビギナー期はまず「取引を推測する」からスタートするのが安心です。

本記事では、freee会計ビギナーの方が安心して自動化を進めるための設定をはじめ、画面の見方や、誤登録を防ぐためのポイントを解説します。

自動登録ルールを初めて設定！まずはここに気を付けよう

• 自動登録ルールを初めて利用するときに、オススメの方法を紹介します。
• 自動登録ルールには次の2つの設定があります
  • 取引を登録
    • ルール通りに取引登録まで自動で行う
  • 取引を推測
    • 勘定科目やタグなどルール通りに必要項目が埋められる
    • 取引登録は操作者が確認の上行う
• 取引を登録

• 取引を推測

• 自動登録ルールはなるべく「登録」にすることで本領発揮しますが、初めて使われる方は勝手に仕訳が登録されるのが怖いと感じる方もいるかもしれません。その場合は次のステップで確認しながら進めましょう。
  • ステップ１：「取引を推測する」で設定
    • 確認すること
      • 自動登録ルールを適用する条件が過不足ない条件になっているか
        • 例：○○電力　8月分
          • ➡「○○電力　8月分」でルールを作ると8月分しかひっかからない
        • 例：○○ホケン
          • ➡「ホケン」でルールをつくると、複数の保険会社から引き落としがある場合にタグや科目の別登録ができない
        • 完全一致、部分一致
          • ➡取引内容の性質や他の明細との兼ね合いで使い分ける必要ある
  • ステップ２：ステップ１について取引やルールの修正が必要でなくなった場合：「取引を登録する」で設定
• 特に自動登録ルールを使い始めた時は、思い通りの取引登録ができているかを確認するために、「取引を推測する」で様子を見てみましょう

「なぜこの仕訳になった？」の理由がわかる！登録経路の見分け方

• 自動登録ルールがどのように機能しているか確認するために、画面のどの表示がヒントになるかを紹介します
• 自動登録ルール（取引を推測）には、次の2つの種類があります
  • freee独自の推測
  • 自分で作った自動登録ルール
• どのような方法で登録された取引かについて、画面上で確認ができますので、自動登録ルールの新しい設定や修正が必要な場合はここからも対応可能です。
  • 自動で経理画面から確認
    
  • 自動で経理からの検索
    
  • 登録後の取引からの確認

• ルールが間違ってた時の対応

• 取引登録中
  • 自動で経理＞明細から「自動登録ルールに合致」で設定画面へリンク
• それ以外
  • 入力効率化＞自動登録ルール

新規顧問先、担当者変更の際に気を付けよう！ルールの定期メンテナンス

• 自動登録ルールの利用初期には特に、誤って自動登録ルールを作成してしまうことがあります。正しく自動登録ルールを機能させるためにも、新規顧問先、所内担当者変更の際などに定期的に自動登録ルールのメンテナンスを行いましょう。
• こういう時はまずメンテナンスを意識してみよう
  • 自動登録ルールを利用し始めた時
  • 他の担当者から引き継いだ時
  • 顧問先が積極的にルールを作ってるとき
    • 間違えたルールが増えてないか？
• メンテナンスの具体的な方法
  • メンテナンスの対象は次のルール
    • 間違っているルール　優先1
    • ダブっているルール　優先2
    • 使っていないルール　優先3
  • 確認方法1　正答率で確認
    • 自動登録ルールの設定画面で、ルール通りに登録された取引の割合を確認することができます。正答率が低いルールで検索をかけ、不要なルールがあれば削除しましょう
    • 確認方法
      • 入力効率化＞自動登録ルール
    
  • 【POINT】作成済みの取引の修正
    • 修正した自動登録ルールについて、すでに取引登録してしまった取引に適用したい場合
    • 自動で経理＞検索欄で「ステータス：処理済」、「取引内容」に該当の文言を入れて絞り込み→登録解除→最新のルールを適用
      • 件数が多い場合は「明細の一覧」から一括で取引登録解除が可能
  • 確認方法２　自動登録された取引を一覧で確認
    • 自動で経理画面＞詳細検索＞自動登録されたルールで絞り込み、正しい処理となっているかを確認
    • ルールの修正をしたい場合、明細に表示される「自動登録ルール」をクリックしてルールの編集を行う
  
• 推測➡登録にしてもいいルールの洗い出しも一緒にしてみよう
  • 作成した自動登録ルールについて、正しい設定ができているかどうか確認するために、「取引を登録する」ではなく「取引を推測する」で最初に設定するパターンが多いかと思います。「取引を登録する」で問題がないルールについては、メンテナンス時に設定を変更しましょう。
  • 設定方法
    • 入力効率化＞自動登録ルール
    • 検索条件で次の項目をいれて絞り込む
      • 実行するアクション：取引を推測する
      • 正答件数：任意の数
      • 正答率：任意の数
  • 例えば、
    • 自動登録ルールの設定通りに100％取引登録したものだけ「取引を登録する」に設定変更
    • 少なくとも20件の取引について上記条件を満たす
  • という基準を設ける場合、検索条件での絞込は次のようになります。
    • 実行するアクション：取引を推測する
    • 正答件数：20~
    • 正答率：100~100
  • 基準を満たしたルールについてクリックをし、設定を「取引を登録する」に変更する
    • 一括で変更したい場合はこちら