収納代行の会計処理のベストプラクティス！
収納代行を利用している場合の入金消込を簡単に行うための私のベストプラクティスをご紹介！
収納代行の入金消込は1件ずつ作業すると大変
収納代行を利用している場合、銀行口座には合算で入金されますがこの消込作業、大変ですよね。
- 大量の取引の中から収納代行分を探して1件ずつ取引を選択
- 手数料、源泉徴収が引かれて入金されるため金額がなかなか一致しない
そこで今回は私の事務所で実践している手間いらずな方法をご紹介します！
前提として、私はスポットの報酬と定期的な報酬で処理の仕方を分けています。
- 顧問先の報酬：収納代行サービスを利用 ←この記事でご紹介するテクニック
- コンサル料や講師料など顧問先以外の報酬：freee会計で請求書を発行し、個別にお振り込みいただく
後者の報酬は請求書から作成された取引と入金が１：１で一致するため問題なく処理できます。今回は前者を効率的に処理する方法のご紹介です。
慣れれば毎月数分で処理できるようになる画期的な方法だと思っています。是非ご参考ください！
主な流れ
- 売上の未決済取引を作成する
- 収納代行サービスでCSVファイルを出力する。
- エクセルで開いて「メモタグ」列を追加し入金日を記載する。
- 加工したファイルを「エクセルインポート」機能で取り込む。
- 入金明細を未決済取引で消し込む
- 「自動で経理」画面の「未決済取引の消込」で、入金日のメモタグで絞り込む。
- 差額の調整で収納代行手数料と個人の場合は源泉徴収税額を入力する。
各手順について解説します。
※基礎的なfreee会計の操作方法の説明は割愛しておりますので、別途基礎コンテンツをご覧ください。
具体的な作業手順
1.1．収納代行サービスのwebページでCSVファイルを出力する。
収納代行サービスで請求の一覧をCSV形式で出力します。手順は各サービスのマニュアル等をご確認ください。
1.2．エクセルで開いて「メモタグ」列を追加し入金日を記載する。
ここは少し手作業が必要です。エクセルでCSVファイルを開き、右端に「メモタグ」という列を追加して、全ての行に入金予定日（例：「1/1入金分」）をコピーペーストで記載します。もし、収納代行のCSVに記載されている日付と会計上の発生日が異なる場合は「発生日」という列を追加して各行に日付を入力しましょう。
Point！
- freee会計のエクセルインポートは項目の並びなどに制限がありませんので、freee用のフォーマットへ変換する必要はありません。一番右に列を追加するだけです。
- 注意点１）保存する際にCSV形式ではなく「Excelブック」形式で保存しましょう。
- 注意点２）ここに表示されいてる請求先の名称とfreee会計の取引先タグの名称は合わせておきましょう。一文字でも違う場合（株式会社の表記や全半角など）は別の取引先として取引登録されてしまいます。
1.3．加工したファイルを「エクセルインポート」機能で取り込む。→売上の未決済取引ができる。
取引 > エクセルインポート画面でインポートします。freee会計のエクセルインポート機能はウィザード形式になっているので、画面の案内に従って作業します。
※注意点）④データの処理では、「未決済」を選択し、勘定科目「売上高」を入力します。
2.1．「自動で経理」画面の「未決済取引の消込」で、入金日のメモタグで絞り込む。
入金の明細を選択して詳細画面を開き「未決済取引の消込」タグに切り替えます。「条件を追加する」プルダウンを開き、「メモタグ」を選択します。ここでCSVに追加した「1/1入金分」などのメモタグを入力します。すると先ほどインポートした取引のみに絞り込まれるため、全て選択します。
2.2．差額の調整で収納代行手数料と個人の場合は厳選徴収税額を入力する。
収納代行サービス側で源泉徴収税額と手数料額を確認し、「差額の調整」欄に入力します。取引テンプレートとして保存しておくと便利です。通常はこれで金額が一致するため「登録」ボタンを押せば処理完了です。
金額が一致しない場合は、残高不足などによる口座引落しの失敗が発生しています。収納代行サービス側で引落不能となった請求がどれかを確認し、freee会計で該当の取引を開きメモタグを次回の入金日に変更します。そのうえで前の手順から再度実施すれば、金額が一致するはずです。
おわりに
いかがでしたでしょうか。私はfreee会計を活用し、とことん効率化・リアルタイム化にこだわって業務設計をしていて、現状この方法が私のベストプラクティスになっています。毎月の作業時間は数分程度です。
この方法についてご質問がある方や「他にもこんな方法を見つけた！」という方、是非「相談会」で意見交換させてください。
