小規模だからこそリアルタイムで帳簿が見たい！スマホ記帳でリアルタイム経営を実現したパン屋オーナー

どんな会社？

• 開業したての非常に多忙なパン屋さん

何に困っていた？

• 経営者が経理作業に掛けられる時間はほとんどない。
• まだ経営が軌道に乗っておらずこまめに収支状況はチェックしたい。

freeeをどう使った？

• スマホを使った「半自計」。経営者が分かることは経営者がスマホで記帳、難しい処理は会計事務所が記帳。
• 売上はPOSレジを連携することでfreee会計へ即時反映。
• 全体の収支の確認はfreee会計で、商品ごとの売上分析はPOSレジで、という使い分け。

結果どうなった？

• 経営者の手間は買出しの際のレシート、仕入の支払の際の請求書をスマホで撮影して科目を入力する程度に抑えつつ、いつでもfreee会計上でリアルタイムに経営状況を把握できるように。

認定アドバイザーAさんのもとへ開業したてのパン屋を営むBさんが相談にきました。Bさんは仕込みなど全ての作業をご自身でされていたため大変忙しく、1日3、4時間しか眠れない日も少なくない状態でした。Aさんは、こちらのパン屋の経営者に、出来る限りパン作りに専念してもらえるようにしたいと考えました。

結果として、経営者の方には最低限の作業負担で一部を自計化し、複雑な会計処理は会計事務所で行うという「半自計」の形を実現しました。Aさんの打った施策について伺います。

freee会計×POSレジで売上も損益もリアルタイムに可視化！

――今回はどんな顧問先の事例をご紹介いただけますでしょうか？

Aさん：個人事業主として新規にパン屋を開業されるタイミングでご相談いただきました。開業したてということもあり、こまめに収支の状況を確認したいとのご要望でした。

当初はfreee会計とPOSレジを連携し、freee会計の品目タグでメニュー別の売上を見るような使い方を想定していました。ただ、実際に連携してみるとメニュー別のデータはPOSレジからfreee会計に連携されず、日次の合計売上額しか取れないのです。そこで方針を変更し、売上分析はPOSレジのほうで見ていただくようにしました。

こちらの経営者はITに精通しておられ、POSレジから売上データをCSVで吐き出して加工し、タグを付与してfreee会計で売上分析をすることを考えましたが、データを加工してインポートする十分な時間を確保できないと考え断念しました。

結果、freee会計へはPOSレジから自動連携できる日別の売上合計のみ取り込み、POSレジで見ることができるメニュー別の売上はPOSレジで、損益の状態はfreee会計で、という使い分けをしました。そのようにして、作業時間を抑えつつ経営者が見たい数字をすぐに見れる環境を整えることを優先しました。

Point！

• POSレジシステムとfreee会計それぞれの特徴を活かして使い分け
  • 売上分析 → POSレジで
  • 損益等の経営の可視化→freee会計で

――freee会計の導入の過程で躓いたポイントはありましたか？

Aさん：最初はfreee会計の価格面がネックになって、導入を躊躇されていました。開業当初で少しでも費用を抑えたい経営者としては、急に会計ソフトにお金が必要と言われて戸惑う気持ちも分かります。そのうえ自分も記帳する必要があるとなるとなおさらです。私はfreee会計であれば手間をかけずにリアルタイム経営を実現できることを説明し、最終的には納得していただけました。freee会計を触ったことがない方に紹介するときは、私はデモ画面で実際に触りながら見せています。口で説明するよりも自分でもできそうだと安心してもらいやすいと思います。

――経営者にとってみると、いちばん楽なのは税理士事務所に記帳代行を依頼することだと思います。半自計化となると経営者の方にも記帳作業を行っていただくことになりますが、はじめから納得してもらえたのでしょうか？

Aさん：経営者の方は、数字をすぐに可視化することの必要性も感じていらっしゃいました。もともとパン屋チェーンで統括責任者というキャリアをお持ちで、リアルタイムに経営数字を把握することの重要性を認識されていましたので、freee会計でのスマホ自計化によってリアルタイム経営が実現できるというメリットが、その方には刺さったのだと思います。今も、経営者の方と奥様が分担して紙のレシートなどを撮影してくれています。

また、こちらの経営者が営むパン屋には事務処理用のスペースがありませんでした。厨房でレシートや領収書を取り出して写真を撮るのは衛生的に良くないため、例えば小麦粉をスーパーで買ったらその場でレシートを撮影しておしまい、という運用ができて良かったとおっしゃっていました。

Point！

• 経費など内訳を経営者が把握できるものは経営者がスマホで記帳。
• 顧問先、会計事務所双方の作業量を抑えつつ、経営数字のリアルタイム化を実現。

経営者が何を見たいのか？を実現するためにシステムも役割分担

――他の税理士さんに向けて伝えたいことはありますか？

Aさん：私がfreee会計を使い始めた当初は、freee会計の中に100％すべての情報を凝縮する、といった考え方をしていました。品目タグで商品別の売上などすべてをインポートしてグラフ化するといった思考です。けれども、一番重要なのは経営者の方が見たい情報を見たいときに見える状態を作ることです。経営者一人ひとりに寄り添い、それぞれの状況に応じて柔軟に運用を作ることができるのもfreee会計の強みだと思っています。

今回の例で言うと、売上分析をするのはPOSレジシステムが得意とするところ。一方、会計を見るのはfreee会計が得意とするところ。それぞれに得意な領域を任せる役割分担が大切なのだと思います。

多忙な経営者にデータを加工してインポートする手間を取らせることはやめ、POSレジで見るものはPOSレジで、freee会計で見るものはfreee会計で、という運用を確立したAさん。

POSレジシステムの特性とfreee会計の特性を鑑み、両方のシステムのストロングポイントを使い分けることで、必要なデータを必要なタイミングで見られるようにしたのです。現在、パン屋の経営は軌道に乗っているそうです。​