加茂：一番は「ファイルボックス機能」です。

これを使えば、遠隔地のお客様からオンラインで資料を回収できると思ったんです。スマホアプリもあるので、お客様はスマホで領収書などを撮影・アップロードするだけ。freeeなら、このシンプルでわかりやすいUXが実現できると考えました。

一方で、お客様がアップロードした画像は、リアルタイムでファイルボックスに反映されます。私たちはその画像を見ながら処理をするだけ。もともと会計ソフトとGoogleドライブなどの併用を考えていたのですが、会計ソフトひとつで完結できるなら、その方がいいなと。使用するツールが少ない方が、ルールの運用もしやすいので。

加茂：そうですね。freeeは会計ソフトとしての役割も果たしてくれますが、記帳という作業に付随する、あらゆる作業を効率化してくれるんです。もはや会計ソフトという枠組みを超えた別のシステムだと感じました。この気づきは大きかったですね。従来とはまったく違う発想で作られている。そこに可能性や価値を感じて、freeeに惹かれたんです。

加茂：それは、私たちが「ツールに業務を合わせる」というアプローチをとったからだと思います。

一般的な事務所では、「最終的に形になっていれば、会計ソフトの使い方はとやかく言わない」というところも多いと思います。でも、これだと業務にバラツキが出て、属人化してしまう。

freeeは独特のシステムなので、どっちにしても使い方に悩みますよね。それで、freeeを前提にした業務フローをゼロから設計することにしたんです。まずは機能の理解から始めて、「freeeがこうなっているから、業務はこうやって進めよう」という流れで、マニュアルに落とし込みました。

こうやって最初からfreeeの使い方を決めていたので、迷いにくいんだと思います。

竹内：本当にその通りで。以前の職場ではしっかりしたマニュアルがありませんでした。作業が属人化していて、「この人に教わって」のひと言で終わってしまったり。

でも今は、ルールが明確なので作業がしやすいです。だから、完全リモートでもスムーズに業務を進めることができたんだと思います。

高日：たとえば、開業したばかりの個人事業主のお客様だと、経費のルールがよくわかっていなくて、スーパーで買った食材など、明らかにプライベートのレシートをアップロードされることがあります。最初に「事業に関係ないものは経費になりません」とご案内しているのですが、伝わっていないことも多くて。

コメント機能なら、レシート画像に直接コメントを付けられるので、まずお客様に質問して、プライベートのお買い物ということであれば、「その場合は経費になりません」とお伝えしています。

高日：視覚的に伝わるので、お客様もわかりやすいと思います。

加茂：コメント機能で重要なのは、お客様の回答がfreee上のデータ（仕訳）に直接紐づいて残ることです。取引の内容や目的は、お客様本人しかわかりませんが、コメント機能を使えば、その認識や経緯をお客様の言葉で会計データと一体にして残すことができます。メールやチャットと違って情報が埋もれることもないですし、後から確認が必要になった場合も、すぐに当時をたどれます。

中には、通帳の画像を送ってくださる時に、残高の部分を隠したり、紙で上下を隠して一行だけ見える状態にして撮影するお客様もいらっしゃって（笑）。コメントで再撮影を依頼しつつ、事業用とプライベート用をわけていただくよう、度々お伝えしているんです。こうやって粘り強くコミュニケーションをとりながら、信頼関係を築きつつ、記帳の正確性を高めています。

加茂：はい。毎月100名単位のお客様から資料を回収するのは、ある意味、記帳より大変かもしれません(笑)。状況を確認しながら一人ひと りに「ご提出をお願いします」とメールを送るだけでも、それなりの時間がかかります。ただ、この連絡自体にサービスの本質的な価値はないんですよね。

それで、GoogleスプレッドシートとGAS（Google Apps Script）※1を組み合わせて、ボタン一つで一斉に提出依頼メールを送れるようにしました。提出期限を過ぎたら、未提出の方にチェックを入れて送信するという流れになっていて。期限前にもリマインドメールを一斉に送るようにして、少しでも早くすべての資料を回収できるように工夫しています。

加茂：リソースは限られていますし、システムの方が確実なことも多いですからね。お客様にとって価値のある業務に、リソースを配分できたらと。メールの作成にかける時間や情報を探す時間、悩む時間は、スタッフの負担になるだけで、お客様に直接価値を生むものではないので。そうした「価値を生まない時間」は、freeeや他のツールを活用して、できる限り減らしたいんです。

記帳はfreeeで効率化して、周辺業務はGASなどで自動化する。情報管理はNotion※2ですね。
この徹底した「仕組み化」が、少人数でも確実に回せる秘訣かもしれません。

※1 Google Apps Script（GAS）：Googleが提供するプログラミング言語。Excelのマクロ（VBA）のように、スプレッドシートやGmailなどを連携させ、業務を自動化できる機能のこと。
※2 Notion：メモ、タスク管理、社内マニュアル、顧客情報などを一元管理できるクラウドツール。

加茂：最近は、記帳代行に加えて、税理士事務所の業務効率化の支援にも取り組んでいます。

実際に関わらせていただく中で感じたのは、税理士の先生方は高度なお仕事をする専門家であると同時に、経営者としても多くの業務を抱えていらっしゃるということです。期限に追われる仕事も多く、突発的な対応も日常的に発生する。その中で、業務改善のための時間を確保すること自体が、とても難しい状況だと感じました。

だからこそ、私たちは、次のフェーズとして、先生方が本来の業務に集中できる環境づくりをお手伝いしたいと考えています。あらゆる情報の管理や事務作業の仕組みを含め、体制を整えることで、全体の負担を軽くできるのではないかと思っています。

加茂：最近は生成AIを含め、便利なツールが多いですが、業務の実態を理解していないと、うまく活用することができなかったり。現場の流れを踏まえた上で、各事務所に合った設計をすることが大切だと思っています。ツールそのものではなく、業務をスムーズに進めるための仕組みを、私たちの新しい価値として提供していきたいです。

加茂：私にとっては、「あらゆるコストを削減してくれる存在」です。コストには、時間的コスト、経済的コスト、コミュニケーションコストなどがあります。本質的な価値を生まない作業をfreeeが効率化してくれるからこそ、私たちは本当に重要な業務に集中することができています。