「あの書類どこだっけ？」がゼロに。会計と申告のシームレスな連携が、柳会計事務所の業務を劇的に変えた軌跡
栁良一税理士事務所
副所長 柳崇様（左）
従業員規模：2名
所在地：福岡県久留米市
課題：A-SaaSとfreeeの統合、業務効率化
長年使い慣れた会計ソフト「A-SaaS」のサービス統合を機に、freee会計への移行を決断した栁良一税理士事務所。
そこに至るまでには、「また新しいことを覚えるのか」というベテラン税理士の葛藤と、「“お守り”のような手作りマニュアル」で顧問先の不安を解消する後継者の挑戦がありました。親子二人三脚で変化の壁を乗り越え、事務所のDX化を力強く推進した道のりと、その先に見据える未来について伺いました。
会計と申告のシームレスな連携で、入力ミス削減と効率化を実現
――A-SaaS時代と比較して、業務にどのような変化や効果がありましたか？
栁崇さん： 特に業務の質を大きく変えたと実感しているのが「ファイルボックス機能」です。以前も、重要な契約書や見積書はスキャンしてデータで保存していましたが、会計データとは別のフォルダで管理していました。そのため後日、特定の取引の証憑を確認したいときには、『あのファイルはどこに保存しただろうか』とサーバー内を探す手間が発生していたのです。
freee会計では、その手間が完全になくなりました。例えば、車などの固定資産を購入した仕訳に、見積書や借入金の返済予定表といった関連書類のデータを直接添付できます。後から仕訳を見返すだけで、クリック一つで関連する証憑をすぐに確認できるため『この取引はこういう経緯だったな』と瞬時に把握できます。決算期や後々の確認作業で、書類を探すという時間がゼロになったのは非常に大きな効果だと感じています。
また、手入力が減ったことも大きな変化です。A-SaaS時代も連携機能は使っていましたが、freeeは自動登録ルールの精度が高く、一度設定すれば同じ取引は自動で処理してくれます。体感ですが手入力が中心だった頃に比べて、顧問先1社あたりの月次処理時間が30%ほど削減できていると感じます。
会計データと申告書の連携機能も非常に便利で、一度設定すれば交際費などの数字を会計から自動で引っ張ってきてくれるので、転記ミスがなくなりました。取引先情報を登録しておけば、内訳書にも住所などが自動反映されるため、申告書作成の手間が大きく削減されています。
手厚い訪問指導と“お守り”のようなマニュアルで、顧問先の不安を解消
――素晴らしい効果ですね。その裏には、顧問先への手厚いサポートがあったと伺いました。
崇さん：まずは自分が徹底的に使いこなせるようになることを意識しました。その上で、顧問先向けにスクリーンショットを多用したオリジナルの操作マニュアルを作成しました。多機能なfreee会計ですが、お客様に必要な機能は限られています。そこで、「最低限これだけは」という部分を抜粋し、一目でわかるように工夫しました。
新しいお客様には、マニュアルをお渡しするだけでなく、必ず横について直接指導しています。月1回の訪問指導を3回ほど行えば、ほとんどのお客様がご自身で操作できるようになりますね。最初の初期設定と運用ルールさえしっかり固めれば、スムーズに自計化を進められると感じています。
――良一先生は、新しいソフトの操作に慣れる中で「便利だ」と感じた瞬間はありましたか？
柳 良一さん：クレジットカード連携には驚きました。事務所の経費管理で使ってみたのですが、明細が自動で取り込まれ、7月末の残高がピタッと一致した時は「おぉ、これは便利だ！」と感動しました。慣れれば本当に楽になると実感した瞬間でしたね。
「また新しいことを覚えるのか…」A-SaaS統合で訪れた、突然の転換期
――これだけの効果を実感されている一方で、導入当初は抵抗感もあったそうですね。
崇さん：A-SaaSとfreeeの統合が発表されたことが、システム移行を考える大きなきっかけとなりました。A-SaaSのブラウザ版での業務が順調だったため、正直なところ当初はシステム変更に戸惑いもありました。
特に、建設業のお客様向けの「工事台帳」機能の仕様や、「農業申告」への対応が今後どうなるのかは、気がかりな点でしたが、今後の開発に期待しています。
良一さん：統合の話を聞いたときは、率直に「また新しいことを覚えるのか」と気が重くなりました。特に、長年A-SaaSに慣れ親しんだ顧問先の事務員さんに、一から説明するのが大変だと感じましたね。「またやり直すんですか？」という声も実際にありました。長年のやり方を変えることへの抵抗感は、やはり大きかったです。
――他のソフトも検討された中で、最終的にfreee会計への移行を決断された決め手は何だったのでしょうか？
崇さん：どのソフトに変えても一からやり直す手間は同じでした。そのため「もう少しお付き合いしてみよう」と考えました。また、A-SaaSからの移行期間中はfreeeの利用料金がかからないという点も、一度試してみようという後押しになりました。
良一さん：「習うより慣れろだ」と自分に言い聞かせて、覚悟を決めましたね。
事務所の未来のために。親子で乗り越えたDXの壁
――崇さんが事務所に入られてから、どのような変化がありましたか？
良一さん：息子が入ってくれて、非常に頼もしいです。特にパソコンスキルが高いので本当に助かっています。彼がいなければ、事務所として大規模な法人のお客様に対応するのは難しかったでしょう。後継者がいるからこそ、私も安心して新しい挑戦ができます。「好きなようにやりなさい」と伝えていますよ。
――最後に、これからA-SaaSからの移行を控えている他の事務所様へ、メッセージをお願いします
崇さん：移行には苦労もあるかと思いますが、「なるべく自動化を進める」という意識を持つことが、freee会計の効果を実感する一番の近道だと思います。インターネットバンキングやクレジットカードとの連携は必須です。最初にそのルール作りさえしてしまえば、後の業務が圧倒的に楽になります。 まだまだ改善してほしい点はありますが、帳票のPDFプレビュー機能が追加されたように、freeeはユーザーの声に応えてくれる会社だと感じています。私たちもfreeeの今後の開発に期待しながら、このツールを最大限に活用し、顧問先への提供価値をさらに高めていきたいと思っています。
栁良一税理士事務所
福岡県久留米市
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