税理士法人ビジョン・ナビは、代表の林遼平さんを筆頭に、中小企業診断士の林篤彦さんや公認会計士の池田織弥さんが在籍。所員は11人、平均年齢33歳と、ベテランもいるが若手も多い中堅事務所です。

わずか3か月で所員全員がfreeeを使いこなし、大幅に仕事時間を短縮するなど、現在は先進的なIT化への取り組みを成功させているビジョン・ナビですが、最近まではとくにITに強い事務所ではありませんでした。父の跡を継ぎ、2013年に代表の遼平さんが、その翌年に兄の篤彦さんが入所したころは、まだ昔ながらの事務所で、所員全員で1つのメールアドレスを共用し、インターネットセキュリティ対策への見識もあまりない環境だったそうです。

「このままでは業界のなかで取り残されてしまうと思い、2017年9月に『ITダントツ化宣言』というものを打ち出したんです。世の中では“働き方改革”が叫ばれていますが、これまでうちもご多分に漏れず、夜の10時、11時まで働いたりしていました。そこで事務所のシステムそのものを変えて、IT化による業務効率化を目指そうと考えたのです」と、代表の遼平さん。

これを契機にさまざまなITツールを導入し、あらゆる改革を進めたなかで、クラウド会計ソフトとしてはfreeeがフィット。そこで遼平さんがまず自身でfreeeに習熟し、テスト運用を経て本格導入を決定。事務所全体に対しては自らがリーダーとなって導入を進めてきました。 「3か月間、自分でテスト運用してみた結果、『freeeを導入すれば業務時間が短縮できるぞ、これは会計業界にとって必要となるソフトだ』と確信し、2018年1月に本格導入を決めました」（遼平さん）

興味深いのが、その取り組み方です。代表自らが導入を決めたため、事務所全体に肯定的に受け入れてもらうために、遼平さんは２つの工夫を凝らしたのです。１つめは、所員に自発的に「freeeを使ってみたい」と思ってもらうための、いわば“インフルエンサー”の形成。

「『ITダントツ化宣言』を実現するために、所内には『情報管理委員会』というプロジェクトチームを発足させており、最初にfreeeを使ってもらう人もこのチームから選びました。とくに注力したのは、ベテラン、中堅、若手所員からそれぞれ1人ずつ、話し好きで周囲への影響力が高い人を選ぶようにしたことです。彼らに『ちょっとこの機能を使ってみて、いい点と悪い点をフィードバックしてくれないかな』と声をかけ、彼らが実際に効果を実感したら、口コミで周りに伝わっていきます。まるでオセロの端を取ったように、周りもfreee利用にひっくり返っていくんです」と遼平さん。

若手のインフルエンサーになった池田さんも、「ふとした会話から『新しく入れたソフト、便利なんだよね』という話題になり、周りの人も試してみようかという機運が高まっていくんですよね。新しいソフトは、最初の導入は煩雑ですが、一度流れに乗って業務効率アップを実感できれば、加速度的に浸透していきます」と語ります。

もう1つの工夫は、最初に使用する機能を絞って、習熟へのハードルを下げたことでした。

「私はITツールが好きで、さまざまなソフトに触れているため、freeeに関しても機能や利便性をある程度スピーディに把握できました。けれども、そのすべてをいきなり所員に伝えると混乱が生じる恐れがあります」（遼平さん）

忙しい日常業務のなかで、操作に慣れた従来の会計ソフトからfreeeへと切り替えるにはスイッチング・コストがかかります。所員が抵抗なく取り組め、freeeによる効率化を徐々に実感してもらえるようにする施策の1つが、「自動で経理」「ファイルボックス機能（領収書のOCR入力機能）」「freeeデータ化サービス（旧：通帳データ化サービス）」の3つに絞った運用だったのです。

ところで、ビジョン・ナビが本格導入の取り組みを始めたのは2018年の1月から。確定申告の繁忙期までは、それほど間がありません。準備期間が不足するという危惧はなかったのでしょうか？

「私自身、他社のソフトに慣れていましたが、担当クライアントの入力作業をfreeeで試してみたところ、通常3日かかっていたものが1日で完結しました。この圧倒的な効率化は他の所員にも必ず伝わり、支持されるはずだと確信していたので、心配はまったくありませんでした」（篤彦さん）

「今までは、クライアントの記帳代行や税務申告にまつわる業務で手一杯でしたが、これからはその時間を経営支援のコンサルティングに充てることができます。クライアントの業務改善をしたり、補助金のご案内をしたり、経営者の方の夢や目標を達成するための支援という、私たちが目指したい業務ができます」と、遼平さんは今後の展望を語ります。

たとえば、旧来どおり手書きの振替伝票を起票している企業であれば、それに時間をとられ、本業に注力する時間がどうしても減ってしまいます。そこで、業務の効率化を図るためにfreeeを導入する支援をはじめ、営業などのフロント業務や経営管理の仕組みを提案することで、クライアント企業を強力にバックアップしていこうというのが遼平さんの目論見です。

「導入時にfreeeのカスタマーサクセスを受けていて一番助かったのが、クライアント別のアクティブ状況ですね。ご案内したサービスをクライアントが実際に使われているかという進捗状況が把握できたので、アドバイスがしやすかったですし、われわれの励みにもなりました」と篤彦さん。 こうして着々と成果が出ていることを受け、ビジョン・ナビでは今後、freeeの導入コンサルティングを「企業向け」と「会計事務所向け」の2本の新しいサービスとして広く打ち出していく予定です。

「freee導入は、業界全体の活性化につながると確信しています。そのため、企業向けだけでなく、私たちと同規模の会計事務所に向けても、導入コンサルティングを提供していきたいと考えています。組織全体でうまく導入を進められない事務所さんも多いと聞いていますが、一番のポイントは事務所でどんな点がハードルになっているかを見極めることです。私たちがfreeeを導入する過程で蓄積してきたノウハウを駆使すれば、そのハードルがどこに存在しているかも見極められます。会計事務所向けのfreee導入コンサルティングは、必ず会計業界の役に立つと思っています」（遼平さん）