たった「2分」でも効率化しさらなる価値提供を。士業におけるSalesforce × freee活用の効果とは？

たった「2分」でも効率化しさらなる価値提供を。
士業におけるSalesforce × freee活用の効果とは？

トラスティルグループ／行政書士法人トラスティル

代表／代表社員　特定行政書士　小倉純一様

事務所規模：8名
所在地：東京都中央区
課題：業務効率化

弁護士、行政書士、司法書士などの総合リーガルサービスを提供するトラスティルグループ様。ベンチャーの会社設立を中心に、これまで支援した企業は数千社にのぼります。

創業時に会計で苦労した経験を持つ同グループ代表の小倉純一様。「クラウド会計ソフト freee会計」（以下、freee会計）登場時に早い段階で導入を決め、その後「freee for Salesforce」の登場と同時にこれを用いて、Salesforceとfreee会計を連携しました。freee活用で、士業グループ内の複雑な会計業務の内製化にも成功しています。では、会計業務を刷新した背景にはどんな課題があったのでしょうか。士業におけるIT導入とあるべき姿についても伺います。

Profile / 小倉純一氏

早稲田大学社会科学部卒業。
法律サービスが利用しやすい環境作りを目指し、トラスティルグループを設立する。個人の分野としてはファンド等の金融分野の許認可法務が専門。

設立の経緯やサービスへの想い

経営分野と法務分野。その両面から、世の中を変えたい

弊社は、法務業務をワンストップで提供する総合リーガルサービスグループです。グループ内には株式会社トラスティルグループのほか、弁護士法人と行政書士法人など、複数のグループ法人があります。
法律が絡む問題は複数の分野にまたがり、どの士業にお願いするのがベストなのか、一般的にわかりにくいもの。お客様にとっての利便性のため、1つの窓口で、6つの法務業務（弁護士、行政書士、司法書士、税理士、社会保険労務士、海事代理士）を完結できる体制を整えています。

私が行政書士事務所を立ち上げたのは2007年の4月。社名の「トラスティル」は私の造語で、「trust（信頼）」と「will（未来・意思）」を組み合わせた言葉です。我々は士業という専門職。インターネットが発達しても、未だお客様よりもたくさんの情報や知見を持っており、情報の非対称性（情報格差）が生じやすい状態です。だからこそ、顧客の利益を最優先にしながら信頼関係を一番大切にしたい。お客様と長いお付き合いをしていきたい、という思いを込めて「トラスティル」と名付けました。

創業時に抱いていたのは、2つの想いです。

1つは身近で利用しやすいリーガルサービスを、特にベンチャー企業に向けて提供したいという想い。もう1つは、ベンチャーを支援するベンチャー企業を設立したいという想いです。大学時代に私は、「新しいビジネスを起こして世の中を変える経営者」「目の前の人の力になる法律家」、その両方を自分がやれば社会に最大限貢献できるのではないかと考えました。その想いは、ベンチャー向けのリーガルサービスを立ち上げる形で実現しました。経営分野と法務分野は異なる分野ではありますが、その両面から、世の中を変えたいと考えています。

freee会計を導入したきっかけとご利用状況

リアルタイムに経営指標を確認したい。税理士事務所に依頼していた会計業務を、freeeを利用し内製化

私自身、会社を設立したことで、事務的な手続きや日々の会計、税務申告が本当に大変なものだと思い知らされました。創立2年目まではインストール型の会計ソフトを使い、記帳から法人税の申告まで、経理業務のすべてを自分一人で実施。合理的な方法がないかと、もどかしく感じてはいましたが、インターネットが当たり前になっていく中で、そのうち会計周りのITサービスが出てくるだろうとずっと期待して待っていたのです。

会計系のITサービスはすぐには登場せず、かといって自分がやり続けるにはあまりにも非効率。3期目を迎える2008年からは税理士事務所に記帳含め会計業務をすべてお任せしました。しかし、今度は我々の考えや要望が税理士さんになかなか伝わらないという課題に直面したのです。

要因は、弊社がグループ内の複数法人でワンストップサービスを提供する関係上、会計処理がかなり複雑化することにありました。

お客様を総合的に支援すると１つの案件に対して複数の士業・法人が関係してきます。各士業はそれぞれの法律で業務範囲が決められているため、１つの法人ですべてのサービスを提供することはできません。しかし、請求時にはお客様の利便性を考えて1枚の請求書にまとめます。お客様にとって担当した士業・法人ごとに請求書を分けて別々に振り込んでいただくことは不便ですし、弊社の強みであるワンストップサービスの看板に反するからです。その結果、1枚の請求書に複数の法人が登場することになり、売掛金や預り金などの会計処理がたいへん複雑になってしまいました。

外部の方である税理士事務所に理念を理解いただくのは難しいもの。税理士さんからは「会計上そんな複雑なことはやめたらどうですか」とよく言われていました。とはいえ、弊社としてはワンストップサービスにこだわりがあるので譲れないポイント。

本来、税理士さんから財務データをもとにアドバイスを受ける目的で設定していた月次ミーティングの場も、複雑な会計処理の結果、当時は会計記帳の間違い探しのための時間となってしまっていたのです。

リアルタイムに経営に関する指標データも把握したいのに、現実は報告までの時差が生まれる上に肝心の内容が間違っている。改善案を考えていたところに登場したのがfreee会計でした。

サービス内容を見て私はすぐさま「自分がイメージしていたのはこれだ、ぜひ使ってみたい」と思いました。課題解決のために自社で会計業務を処理するべくfreee会計を導入してみたのです。
今ではfreee会計に加えて「freee人事労務」も導入。2018年現在は、会計周りをfreeeで完結できるようフローを整理中です。

freee会計について詳しく見てみる

freeeにより証憑の電子管理が可能に。2分の効率化でも大切にしたい

導入して最もイノベーションが起きたのは、証憑を完全に電子管理できるようになったこと。

お客様により良いサービスを提供するために効率化は欠かせません。たとえ削減した時間コストが2分ほどでも、その時間はよりよいサービス追求のための本質的な業務に回すべきだと考えています。事務処理をもともと得意とする我々士業は、一般企業に比べてこうしたツールの導入効果はあまり大きくないと思われるかもしれません。しかし、この2分間を積み重ねられれば、これまで採算の関係で取り組めなかったサービスに着手できるかもしれない。効率化の幅が小さいからやらないということでは、士業にイノベーションは生まれません。

freee会計とSalesforceの連携で的確かつスピード感ある経営判断を

freeeがAPIを公開し、他社とオープンイノベーションに取り組む姿勢は我々士業も参考になります。代表的な他社ソフトとの連携はSalesforceについて。freee会計導入後、それまで弊社で使っていたSalesforceを連携させました。もともとSalesforceは顧客管理（CRM：Customer Relationship Management）のためのツールとして2010年から導入。2018年現在、トラスティルグループの扱う、Saleforce上のお客様登録件数は数千社を超えています。Salesforceでは顧客の方の次に起こる法人イベントを管理し、タイミングにあわせてご案内を送るという用途に用いています。なかには送ったご案内の過半数以上の割合で新規引合に結びつくこともありますので重用しています。

freee会計とSalesforceを連携させるメリットは、リアルタイムで会計データを把握できること。双方のシステムを活用する中で、『freeeの入金情報が、salesforceにリアルタイムに反映されればいいのに』などといつも思っておりました。従来のCRMサービス単体での売上データではどうしても時差があり、予測値しか作れないからです。

私としては今後2〜3年かけ、リーガルサービスを世の中へより広めるために組織を大きくしていきたいと考えています。しかし士業は一般企業と違い、ストック収入よりもフロー収入が多い業態。支出となる販管費のほとんどが人件費。典型的な労働集約型産業です。組織を大きくしたがゆえに倒れてしまうようなことは避けなければいけない。

組織を大きくしていくためには、経営判断がますます重要になります。freee会計とSalesforceの連携で会計データと顧客管理をよりスムーズに紐付け、的確かつスピード感のある判断をおこなえるのは嬉しいことなのです。

freee会計について詳しく見てみる

クラウドが多様な働き方を可能にする。労働集約型産業だからこそチームで仕事をカバーしあえる環境づくりを

弊社では、いろいろな立場や境遇の人が境目なく働ける組織でありたいと考えています。現在の社員15名のうち、フルタイムで働いているのは5名です。週4日勤務の正社員制度を設けており、育児のため週4日間、退勤時間を17時とする時短勤務の幹部社員もいますし、子育て中の女性も積極的に採用しています。

その背景には、社員には仕事で輝いてほしい反面、仕事が原因で子どもがさみしくなるのはかわいそう、という考えがあるからです。ましてや本人が過労で倒れるようなことはあってはなりません。

経営者としては、労働集約型産業からの脱却が必要であると考えて経営戦略を考えていますが、現状として士業が労働集約型になりがちな産業であることは事実です。だからこそ、多様な働き方を実現し、オフィス以外の場所でも働けるリモートワーク環境づくりや業務属人化の打破が必要です。そこでクラウドサービスのfreeeやSalesforceで情報共有を促進。誰もがどこでも情報を見ることができ、チームで仕事をカバーしあえるような体制を構築してきました。

今後は、freeeとSalesforceを使って、グループ全体で正確な最新情報を把握し、社員みんながそれを基に意思決定できるような環境づくりを目指していきます。

弊社の方針で、時短社員には引け目を感じることなく堂々と、勤務時間が短いことをお客様に伝えさせるようにしています。

お客様にはご迷惑をおかけしないことが大前提ですし、勤務時間が限定的でもプロフェッショナルとしての力量は高め続けなければなりません。お客様にはご迷惑をおかけしない、組織としての対応が可能ですし、時短社員であることを隠さず伝えてほしい、と考えています。時短社員でもできる範囲内で働ける会社を理想としています。

まだ言いにくい状況もあることは事実ですが、今後の目標の1つとして、自信を持ってお伝えできるような形にしていきたいです。

統合型クラウド会計ソフト “freee会計”

今後の展望

士業こそ、ツールを活用し浮いた時間でお客様へのサービス拡充を図るべき

事業を開始し、弊社は12年目を迎えました。我々士業は、お客様の視点に立ってお客様が求めているものをきちんと提供する、という当たり前のことが、まだ不十分だと痛感しています。

士業にとって一番大事なことは、法律や契約、権利を知らないがゆえに不利益をうける企業や個人をなくすことです。個別の作業を行うのにとどまらず、顧客から信頼を得て、任せていただけること自体が士業の提供できる本質的な価値だと考えています。使えるツールは積極的に取り入れ、浮いた時間や労力を使ってこれまで手を伸ばせなかったお客様へのサービスに取り組むことが、我々士業の社会的責任です。

freee会計は、我々のようなグループ企業に特に向いていると思いますので、もっと積極的に導入していただきたいと考えています。

我々士業の人間がテクノロジーを使いこなすハードルは、IT業界のように普段からITに接している人たちに比べるととても高いもの。士業はITの導入が容易ではない業界ではありますが、さらなるお客様への提供価値向上のため、これからもfreeeを使いこなしていきたいです。