freeeデータ化サービスで時間を捻出
データ整理など未着手だった作業が可能に

freeeデータ化サービスで時間を捻出
データ整理など未着手だった作業が可能に

税理士法人アタックス宇品事務所

税理士法人アタックス宇品事務所

(左)代表者 小林宏壮 様
(右)所員  甲野智之 様

事務所規模:3名
所在地:広島県
課題:バックオフィスの体制構築・効率化
紙の証憑を文字通りデータにする「freeeデータ化サービス」。
同サービスを使って記帳業務の工数の20%削減を実現した会計事務所があります。小林宏壮さんが代表を務める税理士法人アタックス宇品事務所です。「生み出した時間で、これまでできなかった業務や、より付加価値の高い業務に注力できるようになりました」と話す小林さんに、サービスの効果について伺います。

スモールビジネスの創業支援に強みを持つ会計事務所

――貴事務所の成り立ちについて教えてください。

小林宏壮さん(以下、小林):そもそもは、昭和52年(1977年)に森田昌樹という者が個人で税理士事務所を開業しました。平成23年(2011年)に法人化して税理士法人アタックスとなり、令和元年(2019年)に私が参画しました。

私が税理士登録したのは平成30年(2018年)です。1年は個人事業主として働き、その後、今の税理士法人アタックスに加入したかたちです。

税理士法人アタックスには広島本店と横浜事務所と宇品事務所という3つの事務所があり、私は宇品事務所の所長を務めています。

――宇品事務所が特に強みを発揮できる分野があれば教えてください。

小林:宇品事務所はスモールビジネスを展開する会社をサポートすることに強みがあり、例えば会社の創業を支援したり、金融機関から融資を受けたりすることを第一の業務としています。

具体的には、自己資金が足りないお客様は意外と多いので、懇意にしている金融機関に頼んで運転資金を確保するお手伝いをしています。
小林宏壮様

手入力の多さと業務の属人化が課題だった

――freeeデータ化サービスを導入する前に、どんな課題がありましたか?

小林:会計事務所ではよくあることだと思いますが、手入力が多いことと業務が属人化してしまいがちな点が大きな課題でした。

私どもは今、A-SaaS(※)という会計ソフトを使っていて、freee会計に移行すべく検討を進めています。その中で、手入力する機会を少しずつ減らしていっているのですが、どうしても残るケースがあります。このような手入力からの脱却を図りたいと感じていました。

また「この人でないとこの記帳業務ができない」という属人的な状況を排除したいという思いも「freeeデータ化サービス」 導入の背景にありました。

宇品事務所は、私を含めて3名という小さな所帯なので、仮に1人が辞めることになった場合、私かもう1人が引き継ぐしかありません。万一そうなった時、業務に与えるインパクトが大きいので、引き継ぎを上手く行うためにも属人化の排除は必須なのです。

※エーサース。旧Mikatus(ミカタス)株式会社が開発した会計ソフト。2022年に旧Mikatus社はfreeeにグループジョインし、A-SaaSとfreee会計との統合を進めている。

――freeeデータ化サービスを知ったきっかけと、その時の印象について教えてください。

小林:freeeさんから「こういうものがあるので使ってみませんか?」と言われたのがきっかけです。「A-SaaSをはじめfreee以外の会計ソフトでもデータを取り込めます」と言われたので、導入するハードルが低いと感じました。

freeeデータ化サービスを使うのは主に当事務所の所員なのですが、データ化を依頼している間は時間が空くので、違う業務ができる点をとても気に入っています。現状で所員は、その空いた時間を使って、移行しようと思っているfreee会計の仕組みを勉強したり、私がお願いする別の作業をしたりしています。

今までは紙の書類で情報を管理していたのですが、それらをスキャンし、フォルダへ格納するといったデータの整理もしてもらっています。今までできなかった業務に時間を振り分けることができているのです。

捻出した時間で付加価値の高い業務に注力

――freeeデータ化サービスの導入を決めたのはなぜですか?

小林:freeeから他社の会計ソフトにデータを取り込むことができるので、領収書を手入力するよりはA-SaaSを使った状態で仕訳を納品してもらえる点が良いと思ったことが決め手です。

実際にfreeeデータ化サービスを使ってみると、1人の所員は20%の記帳業務を削減できました。そうして生み出した時間を記帳業務よりも付加価値の高い仕事に振り分けられるようになったので、事務所としても助かっています。

――freeeデータ化サービスについて「これなら行ける」という手ごたえを感じていますか?

小林:今年の5月から使い始めて、3ヶ月目くらいで「行けそうだ」という手応えを掴みました。事務所の職員が慣れてきたのがいちばん大きな理由です。

――逆にこのサービスを使って戸惑ったことはありますか?

小林:所員のやり方がまずかったのかも知れませんが、複合仕訳が必要な場合に税区分が10%と8%で分かれていたり、手数料の借り入れの利息が複数になっていたりすると、自動化ができないので戸惑ったようです。

今は、諸口になるように自動化のルールを作り、データを取り込んだ後にそれを修正するようにしたので解決済みです。税区分は最近、区分別に自動化ルールを作れるようになったので楽になって良かったと聞いています。
(右)小林宏壮様 (左)甲野智之様

事前準備のサポートが手厚い、freeeの伴走支援

――本サービスに関してfreeeの伴走支援はいかがですか?

小林:私たちは何もわからない状態からスタートしましたが、freeeの担当者さんに順序よく丁寧に説明していただきました。こちらもわからないことを気軽に聞けるので、簡単に覚えることができ、操作もそこまで難しくなかったので伴走支援にはすごく助かっています。

例えばサービスを始めるにあたっては事前準備が必要です。科目や補助科目を合わせる、といったルールを作らなければいけないのですが、そのあたりを特に時間をかけて教えていただきました。CSVのフォーマットも用意してもらい、順序立てて教えていただいたので大きくつまずくことはありませんでした。事前の準備さえできてしまえば取り込みは楽にできますので、そのとっかかりの部分を手厚く教えていただいたことがいちばん良かったと思います。

――他の会計事務所にfreeeデータ化サービスをお勧めするとしたら、どんな点がイチ押しでしょうか?

小林:freeeデータ化サービスはfreeeではない他の会計ソフトにもデータを取り込むことができる点が最も大きなメリットだと思います。要はその前の段階で、領収書などをスキャンさえできれば仕訳を自動で作ってもらえるところが良いと思うので、その点をイチ押しします。

――今、貴事務所がメインで使っているA-SaaSは数年後にfreee会計に統合される予定です。このタイミングでfreeeに何を望みますか?

小林:望むことは特になく、これまで通り進んでいただければと思います。それよりも、まずは私たちがfreee会計に慣れなければいけないと考えています。freee会計と私たちがメインで使っているA-SaaSは、そもそも設計思想が異なりますので、移行するにあたってそれなりに戸惑う点もありそうです。freeeさんに望むことをあえて挙げるなら、丁寧なサポートを継続していただきたいという点だけです。

――今後の目標を教えてください。

小林:お客様の数を増やすつもりはあまりなく、40件くらいにとどめておきたいと思います。お客様を増やしすぎるとサービスの質が低下する恐れがあるからです。それよりも、freee会計に慣れてくると業務時間を短縮できる可能性が高いので、捻出した時間で相続や不動産の案件を増やして収益の柱にしたいと思っています。
税理士法人アタックス宇品事務所
freeeデータ化サービスを使い始めて3ヶ月でその効果を実感したと言う小林さん。同サービスを導入し、捻出した時間をこれまでにできなかった別の業務にあてられる点にメリットを感じているようです。手入力を削減したい方、業務の属人化を排除したい方は、同サービスの利用をぜひご検討ください。

税理士法人アタックス宇品事務所

広島県広島市

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